Tracciare e confermare la consegna dell’email

L’e-mail registrata con ricevuta registrata

Una normale email può essere manipolata molto facilmente. Né il contenuto né i tempi di invio né la ricezione del messaggio possono essere definitivamente dimostrati in caso di controversia. Pertanto, i documenti importanti devono essere inviati per posta raccomandata al fine di prevenire l’incertezza in anticipo.

Ricevuta registrata: autenticazione e ripristino dell’e-mail originale

La consegna di ciascuna e-mail registrata è confermata con una ricevuta registrata. Questa prova contiene tutte le informazioni importanti come il messaggio completo, gli allegati, i tempi di trasmissione e ricezione e i metodi di crittografia utilizzati. Con questa prova, è inoltre possibile consentire a terzi di verificare l’autenticità del messaggio di posta elettronica inviato in caso di controversia. Inoltre, il contenuto originale del messaggio può essere ripristinato in qualsiasi momento.

L’allegato “HTMLReceipt” contiene la ricevuta di consegna effettiva. Questo file è composto dall’email originale che include tutti gli allegati in forma crittografata e firmata digitalmente, i dati della consegna (traccia di controllo), la prova di consegna, le dital fingerprint e le rispettive informazioni temporali. Tutte le informazioni sono firmate digitalmente e quindi a prova di manomissione.

In caso di controversia, dove sono coinvolte le informazioni inviate via e-mail o dove viene messa in discussione la conformità con le linee guida sulla protezione dei dati, è possibile ripristinare lo storico relativo alla consegna. Il mittente può in qualsiasi momento inviare la ricevuta registrata alla controparte per dimostrare l’originalità dell’e-mail e la sua conformità.

La ricevuta registrata contiene le prove per lo stato di consegna e apertura.

RMail registra le informazioni per identificare e tracciare l’e-mail. Questo include i log del server e ulteriori informazioni sul trasferimento dei dati. In questo modo verrà tracciato l’intero percorso del messaggio di posta elettronica.

Crittografia e-mail

Crittografia e-mail con un solo click

Un’email non crittografata è sicura come una cartolina scritta a matita. Il messaggio può essere facilmente letto e manipolato in qualsiasi momento. Anche se non si inviano informazioni o documenti sensibili, i messaggi personali, le immagini o i file dovrebbero comunque essere protetti da accessi non autorizzati! Con RMail puoi facilmente inviare i tuoi messaggi crittografati con un solo clic. Se necessario, la crittografia e-mail può essere impostata come predefinita. E soprattutto, i tuoi destinatari possono facilmente leggere le tue e-mail crittografate senza registrazione, gestione delle chiavi o account web!

Selezione automatica del metodo di crittografia

La funzione Auto-TLS di RMail rileva automaticamente se esiste una connessione sicura tra mittente e destinatario. Se è possibile una connessione TLS protetta, l’e-mail viene inviata su di essa. E se il server di posta elettronica del destinatario non supporta TLS, il messaggio viene convertito in un PDF crittografato (SecurePDF, wrapper PDF crittografato AES a 256 bit) che può essere consegnato in modo sicuro al destinatario tramite una normale connessione.

Crittografia e-mail senza intervento del destinatario e con risposta crittografata

La soluzione di crittografia RMail con SecureReply consente ai destinatari di ricevere messaggi crittografati senza particolari configurazioni della casella di posta. Il destinatario ha l’opzione di rispondere in forma crittografata. Nel caso non fosse disponibile una connessione TLS, ogni e-mail crittografata contiene un collegamento per rispondere in modo sicuro direttamente dal browser.

Invio di allegati di grandi dimensioni via e-mail con LargeMail

L’invio di file di grandi dimensioni via email è spesso difficile. O i file devono essere compressi prima dell’invio o viene utilizzato un provider di terze parti, per cui non si può mai essere sicuri di come e per quali scopi i documenti vengono archiviati e cercati. Al contrario, RMail consente l’inoltro diretto e sicuro di file di grandi dimensioni fino a 1 GB direttamente dal tuo programma di posta elettronica e li cancella automaticamente dopo 14 giorni (configurabile) dal server RMail.

Allegati di grandi dimensioni fino a 1 GB

La maggior parte dei provider di posta elettronica consente la trasmissione di file fino a una certa dimensione (standard 10-25 MB). Con LargeMail, puoi scambiare informazioni sensibili e allegati di dimensione fino a 1 GB direttamente via e-mail. Compresa la trasmissione criptata e la prova di download.

Il destinatario può scaricare gli allegati tramite un link noto solo a lui (su richiesta con password) entro 14 giorni. Dopo questa finestra temporale, i file vengono completamente e definitivamente rimossi dal sistema di e-communication.

Attivazione automatica per invio allegati di grandi dimensioni

RMail può essere configurato per attivare automaticamente l’opzione LargeMail per i file allegati che superano una dimensione definita.

SideNote per il massimo comfort ed efficienza nella comunicazione

Con quale frequenza le e-mail vengono inoltrate in copia ad un destinatario aggiuntivo per fornirgli ulteriori informazioni? La risposta è: troppo spesso. Poiché questo metodo presenta diversi svantaggi: tale conversazione è organizzata in modo caotico nel programma di posta elettronica, il mittente ha ulteriori passaggi di lavoro per l’invio e il destinatario delle informazioni aggiuntive spesso ha difficoltà a riconoscere dove è finita la nota e dove inizia il messaggio originale effettivo. RMail risolve questo problema con la sua pratica funzione SideNote®.

Aggiungere note private

La funzione SideNote consente di allegare un’annotazione privata solo a destinatari specifici. Questo appare come una nota adesiva gialla allegata all’inizio del messaggio ed è quindi chiaramente visibile. SideNote è visibile solo per i destinatari CC o BCC. I destinatari del messaggio originale non lo ricevono./p>

Altre funzioni avanzate per e-mail e file allegati

RMail offre altre importanti funzionalità come la trasmissione di contratti per la firma elettronica, la conversione automatica di documenti allegati in file PDF e la rimozione di metadati.

Ulteriori informazioni sulle funzioni menzionate sono disponibili nella panoramica del prodotto RMail.